di Sara Volino Coppola, Senior Advisor yourCPO
Nel corso di questi mesi di lockdown, yourCPO ha proposto, in vari articoli, una serie di iniziative per favorire un rapido riavvio delle attività aziendali con il contributo attivo dell’Ufficio Acquisti.
Attraverso una rivisitazione dell’operatività interna si può migliorare il governo della complessità aziendale, attraverso una focalizzazione dei fornitori strategici, una riduzione dei costi grazie anche alla revisione di modalità di pagamento e SLA (Service Level Agreement) e ad una nuova capacità di delega a partner esterni di servizi e prodotti non strategici.
Ma come ottenere questi risultati con le risorse disponibili e, ancor di più, come rendere continui questi benefici?
Un passo importante può essere la creazione, per categoria merceologica,di standard contrattuali e di procedure di confronto competitivo da affrontare nella solita logica di Pareto, partendo dalle forniture critiche, perché strategiche o perché assorbono la spesa maggiore, per affrontare poi quelle meno rilevanti.
Per fare ciò occorre che referenti dell’Ufficio Acquisti lavorino in team con la funzione richiedente per individuare in dettaglio il fabbisogno e i suoi punti chiave, il set di livelli di servizio imprescindibili e i vari elementi che possono incidere sul prezzo di fornitura (ad es. garanzie richieste, termini di pagamento, ecc.) e, sulla base di tutti questi elementi,realizzare un template contrattuale di un determinato bene/servizio. Analogamente si può definire uno standard per la documentazione tecnica sottesa ad un confronto competitivo, focalizzandosi insieme nell’individuare gli elementi chiave nella valutazione delle offerte che i fornitori dovranno presentare, in modo da rendere sempre più oggettivo e rapido il processo di valutazione.
Che ci guadagna l’Azienda da tutto ciò?
- Una riduzione di possibili “sprechi” dovuti a richieste ridondanti rispetto a quanto di reale interesse per la funzione richiedente,
- La riduzione dei costi delle forniture, avendo circoscritto i livelli di servizi e le clausole contrattuali e, ove possibile, introdotto modalità di pagamento più favorevoli
- Ultimo, ma non meno importante risultato, è una reale accelerazione nei processi di acquisto e la possibilità di focalizzarsi su analisi di mercato per monitorare la presenza di nuovi e più interessanti fornitori/forniture.
YOURgroup, tramite il suo verticale yourCPO dedicato al Procurement e alla Supply Chain, può fornire competenza e metodo per avviare l’intero processo di rivisitazione dell’operatività, massimizzandone efficienza ed efficacia.