di Sara Volino Coppola, Senior Advisor yourCPO
Ogni volta che si instaura una relazione con un nuovo fornitore ci si sente promettere un rapporto di partnership, come se il rapporto cliente-fornitore fosse una relazione basata sul massimo profitto per l’azienda e una partecipazione incondizionata da parte del fornitore.
Esperienza, invece, insegna che questo rapporto è vincente solo se rispetta le esigenze di entrambe le parti in causa.
Come creare, quindi, rapporti favorevoli per entrambi?
A mio avviso sono 4 i fattori chiave per istaurare un rapporto win-win con i fornitori. Vediamoli insieme
Trasparenza: condividere in modo trasparente con i propri fornitori la rilevanza aziendale legata a ciascuna fornitura e condividerne il rischio consente al fornitore di gestire il proprio rapporto con l’azienda con le adeguate priorità e attenzione. Inutile illudersi che per un fornitore tutti i clienti e tutte le forniture siano uguali, ma è fondamentale far sì che il nostro fornitore condivida l’urgenza o la rilevanza della qualità o della tempistica su un dato bene o servizio. Gli consentiremo così di organizzare al meglio le sue attività nel rispetto delle nostre esigenze e priorità.
Chiarezza dei ruoli e delle aspettative: spesso nelle relazioni cliente/fornitore ciascuna delle parti dà per certo che l’altro debba occuparsi di alcune attività come, ad esempio, i controlli di conformità, il governo delle risorse utilizzate, i tempi di transito o, ad esempio, la predisposizione di ambienti per lo stoccaggio o, nel caso di progetti informatici, degli ambienti di sviluppo o test. Sono tutti aspetti che incidono sui costi della fornitura e sulla qualità e il non detto spesso può inficiare i risultati e incrinare ottimi rapporti di collaborazione. Il fornitore, inoltre, può non conoscere la nostra organizzazione interna, per cui è bene condividere già in fase contrattuale i ruoli attesi dal fornitore e le responsabilità delle diverse strutture aziendali, indicandone chiaramente anche i referenti.
Condivisione di tempi previsti per la fornitura e per i relativi pagamenti: se da un lato gli uffici Acquisti hanno ormai imparato benissimo a indicare livelli di servizio della fornitura con cui monitorare la collaborazione, non sempre si presta la stessa attenzione ad una condivisione chiara delle milestone di attivazione di un servizio e ancor meno ai tempi di accettazione degli stessi. Nello stesso modo, gli step di fatturazione vengono definiti in modo standard all’interno dell’azienda, confrontandosi raramente con le esigenze del fornitore. In un periodo come questo, in cui l’esigenza di liquidità è molto forte, sarebbe invece molto importante condividere insieme le migliori modalità di frazionamento e frequenza delle milestone, delle relative accettazioni e delle fatturazioni, valutando anche possibili momenti di fatturazione indipendenti.
Possiamo quindi riassumere dicendo che la creazione di un approvvigionamento più efficiente e una duratura partnership consiste nell’allineare in modo efficiente le necessità di approvvigionamento con le necessità dei fornitori. Per far ciò l’ufficio Acquisti deve sempre più sfruttare la collaborazione con le strutture interne che esprimono i diversi fabbisogni per definire insieme, oltre agli elementi caratterizzanti il bene/servizio da approvvigionare, gli elementi che caratterizzano i rapporti di collaborazione con il fornitore e i margini di manovra che l’ufficio Acquisti può gestire in fase di trattativa.