di Laura Echino, Partner yourCPO

 

In questi ultimi anni si sente, sempre più spesso, parlare di VUCA World e dell’importanza di saper lavorare in questo contesto.

Che cosa è il VUCA World? 

VUCA è un acronimo inglese (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) nato in ambito militare, negli USA, per descrivere il nuovo assetto mondiale conseguente la fine della guerra fredda; con il tempo VUCA ha iniziato ad essere utilizzato per descrivere situazioni in cui non si sa come reagire perché tutti i paradigmi di riferimento saltano.

La definizione di VUCA World è assolutamente calzante all’attuale contesto economico ed imprenditoriale caratterizzato, come non mai, da volatilità, incertezza, complessità e ambiguità.

Brexit, guerra dei dazi, catastrofi naturali, speculazioni finanziarie, COVID sono solo una parte degli agenti di instabilità che, attualmente, le imprese stanno gestendo con forti impatti sulla propria competitività e, talvolta, sulla propria sopravvivenza.

Quale impatto ha il VUCA World sulla gestione degli acquisti?

Acquistare nel VUCA World è impegnativo e rischioso. Si verificano, frequentemente, situazioni di indisponibilità di materiali, difficoltà o impossibilità nei trasporti, instabilità dei prezzi, difficoltà economiche e cessazione di attività dei fornitori, etc.

Diventa quindi fondamentale che la funzione Acquisti adotti un approccio dinamico e strategico, volto all’individuazione e contenimento dei rischi, per garantire la continuità e l’efficienza della catena di fornitura, garantendo il contenimento dei costi.

Nell’impostazione della strategia “VUCA” occorre tener conto che:

  • non tutti i fornitori sono uguali: è necessario individuare chiaramente i fornitori strategici e dominanti perché sono quelli che in un contesto VUCA possono rappresentare le maggiori aree di rischio;
  • l’analisi dei rischi e delle opportunità correlate ai fornitori e ai relativi mercati è un elemento imprescindibile, perché attraverso questa attività è possibile individuare i punti deboli della catena di fornitura ed attivare, preventivamente, le azioni di tutela.

Come gestire gli Acquisti nel VUCA World?

Volendo giocare un po’ con le parole, senza però perdere il focus sul tema, riprendiamo l’acronimo VUCA e abbiniamo a ciascuno dei termini, con accezione negativa, uno positivo che identifichi le azioni che i buyer e i responsabili acquisti dovrebbero intraprendere per difendere la competitività e il valore generato dell’impresa dalle minacce del VUCA World.

Volatile ->  Marketing d’acquisto

Alla volatilità dei mercati di fornitura corrisponde un incremento della vulnerabilità della catena di fornitura, in termini di disponibilità dei beni nella qualità e quantità desiderata, dei tempi e dei costi. Per  proteggere l’azienda da questi rischi è opportuno che la funzione Acquisti  svolga costantemente l’attività  di marketing d’acquisto. Il monitoraggio continuo dei mercati e dei relativi trend favorisce la gestione proattiva dei fornitori e dei prodotti, individuando potenziali alternative qualora si verificassero difficoltà di reperimento dei materiali o crisi dei fornitori. Inoltre, grazie al marketing d’acquisto, la funzione Acquisti può essere propositiva e proattiva verso le funzioni richiedenti presentando fornitori e/o prodotti innovativi che possono migliorare la competitività dell’azienda.

Uncertain -> Clausole contrattuali di flessibilità

L’incertezza del contesto  induce molti buyer a ritenere che sia rischioso e  costoso negoziare accordi di fornitura di medio periodo, soprattutto se prevedono trasporti intercontinentali o impegni di acquisto/produzione per determinati volumi. In realtà la rischiosità degli accordi di medio termine è conseguenza del dettaglio con cui si formalizzano gli accordi. Una volta effettuata l’analisi dei rischi annessi alla fornitura e al fornitore, oggetto dell’accordo, è importante negoziare con il fornitore alcune clausole contrattuali di flessibilità che limitino, per quanto possibile, i rischi ad entrambe le parti; in questo modo all’incertezza si sostituisce la flessibilità e, a fronte di eventuali scenari di rischio, si identificano preventivamente le azioni di mitigazione, con conseguente controllo dei costi.

Complex -> Early Involvement

Se il mondo esterno è complesso, allora l’impresa deve cercare di semplificare la sua organizzazione interna rendendola chiara e flessibile e, in particolare, favorendo la collaborazione tra funzioni per favorire lo scambio di informazioni. L’early involvement (coinvolgimento anticipato) della funzione Acquisti nei nuovi progetti è sicuramente una modalità vincente nel VUCA World, perché consente agli acquisti di contribuire in modo efficace e tempestivo allo sviluppo del progetto. La funzione Acquisti contribuisce con le informazioni sui fornitori e sui trend dei mercati anticipando parte delle attività di sourcing che altrimenti sarebbero svolte a valle della fase progettuale. In questo modo si riducono i tempi di attraversamento del processo di acquisto e, soprattutto, gli eventuali rischi di fornitura vengono invece intercettati e gestiti in anticipo.

Ambiguous -> Supplier Relationship

Quando tutto sembra ambiguo e poco chiaro occorre sviluppare la capacità di intercettare i segnali deboli che giungono dai fornitori e dal mercato. Per questo è molto importante che la funzione Acquisti gestisca le relazioni con i fornitori (Supplier Relationship) con continuità e trasparenza al fine di individuare le azioni migliori per efficientare la catena di fornitura, anche in situazioni di crisi dei fornitori o dei mercati. I fornitori sono un asset strategico per la competitività di un’impresa e solo attraverso un rapporto trasparente è possibile generare reciprocamente valore.

In conclusione, le imprese per sopravvivere e svilupparsi nel VUCA World devono rafforzare la funzione Acquisti con nuove competenze strategiche che siano in grado di gestire il processo di approvvigionamento in modo flessibile e veloce, mitigandone i rischi.