di Laura Echino, Partner yourCPO

 

Generalmente si attribuisce alla funzione acquisti l’obiettivo primario di “fare saving”, identificandolo, essenzialmente, con il risultato della negoziazione dello sconto sul prezzo offerto dai fornitori.

Tralasciando gli altri importanti obiettivi della funzione acquisto, di cui potremo parlare in futuro, in questo articolo ci soffermeremo sulle fasi del processo di acquisto, diverse dalla trattativa con il fornitore, in cui è possibile contribuire alla generazione di risparmi.

La negoziazione con il fornitore è solo la fine di un processo più lungo  cha ha inizio nel momento in cui, in una funzione aziendale, nasce il fabbisogno di un bene e/o di un servizio; ed è proprio in questo momento che si presenta la prima possibilità di ottimizzare i costi.

Quale che sia ila richiesta (attrezzature, materie prime, lavorazioni, servizi, etc..) il cliente interno deve fornire tutte le informazioni necessarie per definire in modo chiaro il proprio fabbisogno e permettere alla funzione acquisti l’identificazione dei possibili fornitori.

Ma in che modo è possibile definire il fabbisogno?

Il capitolato di fornitura e le specifiche tecniche sono i documenti, utilizzati generalmente per l’identificazione del bene/servizio da acquistare. Nella maggior parte dei casi, sono predisposti dal cliente interno e sono alla base della richiesta di offerta (RdO o RfX) che il buyer formalizza ai potenziali fornitori.

Occorre però considerare che il cliente interno ha competenze tecniche molto specifiche che, talvolta, condizionano fortemente la stesura dei capitolati e delle schede tecniche; quando ciò accade la funzione acquisti ha difficoltà a svolgere un’efficace attività di sourcing in quanto i parametri tecnici forniti identificano, in modo pressoché univoco, un prodotto o un fornitore, limitando fortemente la possibilità di individuare prodotti e fornitori alternativi, nonché il potere negoziale del buyer.

Quando si verificano tali situazioni, è opportuno che la funzione acquisti, prima di dar corso alla richiesta di offerta, approfondisca il reale fabbisogno del cliente interno e verifichi se le caratteristiche tecniche indicate siano effettivamente corrispondenti al reale fabbisogno o, piuttosto, rappresentino il “desiderata” tecnico del cliente interno.

Questa fase di analisi critica delle specifiche tecniche, sebbene rappresenti sempre un momento delicato di confronto e discussione con il cliente interno, permette, di intercettare situazioni in cui il fabbisogno aziendale può essere rivisto e soddisfatto con una gamma più ampia di beni/servizi rispetto a quelli delineati nelle specifiche tecniche iniziali, con conseguente beneficio sui costi, derivante dall’aumentata  disponibilità di fonti di approvvigionamento e conseguente maggior competitività.

La funzione acquisti, in questi casi, deve essere proattiva e propositiva verso il richiedente al fine di raggiungere uno dei suoi obiettivi primari: acquistare i beni e/o i servizi necessari nelle quantità, qualità e tempi più convenienti per l’impresa.

Affinché questo approccio collaborativo sia efficace è fondamentale che tutti gli enti coinvolti focalizzino l’attenzione sul fabbisogno e non sul prodotto.

Tutte le informazioni tecniche (qualitative e quantitative) raccolte in questa fase sono preziose per la stesura della richiesta di offerta, il sourcing dei potenziali fornitori e la successiva negoziazione. Più sono dettagliate ed approfondite le informazioni, maggiori sono le possibilità di soddisfare al meglio il fabbisogno del cliente interno, nel rispetto delle sue richieste e, soprattutto ottimizzando i costi, non solo grazie alla competitività tra fornitori, ma anche attraverso l’eliminazione degli extra-costi derivanti da specifiche tecniche eccessivamente restrittive o incomplete.

Un’altra fase del processo di acquisto in cui è possibile generare saving, è la definizione delle condizioni di fornitura e degli eventuali vincoli che possono variare in funzione della classe merceologica del bene e/o servizio acquistato.

Comprare imballi di cartone è diverso da comprare ricambi per gli impianti di produzione, comprare  servizi di facility management è diverso da comprare servizi di trasmissione dati o di cloud computing.

Pertanto è importante definire, preventivamente la stesura della RdO, oltre le tradizionali Clausole Generali di fornitura (pagamento, Incoterm, norme sicurezza lavoro, etc…) anche le eventuali Clausole Particolari di fornitura (garanzia scorte, S.L.A., reperibilità, garanzia della disponibilità nel tempo dei pezzi di ricambio, etc..) correlate alla categoria merceologica in questione.

Più accurata sarà la descrizione delle Condizioni Particolari di fornitura, minore sarà il rischio di fraintendimenti con i fornitore durante la negoziazione. Inoltre, in fase di esecuzione dell’ordine, si ridurranno le possibilità dell’insorgenza di extra-costi derivanti da elementi non considerati durante la fase negoziale.

Definire clausole particolari per specifiche classi merceologiche facilita anche il Risk Management, in quanto consente all’impresa di esplicitare il livello di tutela definito per i rischi derivanti dalla fornitura e favorisce la costruzione di un rapporto trasparente con i fornitori.

Dunque predisporre la RdO richiede tempo per l’accurata analisi del fabbisogno e delle condizioni di fornitura, ma è molto importante; in quanto se le fasi preliminari di svolgono in modo approssimato aumenta il rischio di:

  • trovarsi a negoziare con il fornitore non completamente preparati e quindi in posizione di debolezza;
  • avere possibili ripercussioni sulla qualità del bene e/o servizio acquistato;

con conseguenti impatti sul costo totale della fornitura (il cosiddetto TCO – Total Cost of Ownership).

In conclusione possiamo dire che se la funzione acquisti vuole massimizzare il suo obiettivo di “fare saving” è opportuno che:

  • adotti sempre un comportamento proattivo e collaborativo verso i clienti interni per comprenderne i fabbisogni e verificare le specifiche tecniche richieste;
  • predisponga, per le diverse categorie merceologiche, Condizioni Particolari di fornitura che possano tutelare l’azienda dai possibili rischi collegati ad una specifica classe merceologica

in questo modo potrà garantire una maggiore efficienza del processo di acquisto, un maggior controllo dei costi e quindi “fare saving”.

Se volete scoprire come gestire l’acquisto di diverse classi merceologiche ed ottimizzarne i costi continuate a seguire #yourcpo.