di Laura Echino, Partner yourCPO

 

In questo periodo di emergenza e di crisi economica le imprese hanno messo in atto tutte le azioni possibili per cercare di sopravvivere e recuperare competitività e, in particolare, hanno richiesto alle proprie funzioni acquisti di individuare ulteriori azioni per l’ottimizzazione dei costi d’acquisto, oltre a quelle già pianificate.

Prendo spunto da questa situazione contingente per condividere con voi una personale riflessione su una possibile area di ottimizzazione degli acquisti che spesso viene trascurata: la coda della spesa (Tail spend).

Se, utilizzando la regola di Pareto, classifichiamo i fornitori in base al valore dell’acquistato in un anno, otteniamo che mediamente l’80% della spesa è generato dal 20% dei fornitori, mentre il restante valore di  spesa (20%) insiste sull’80% dei fornitori.

L’80% della spesa corrisponde agli acquisti “core”, ai quali le imprese dedicano molto tempo per la definizione delle strategie di medio lungo termine e per il monitoraggio periodico dei costi e delle performance dei fornitori.

Il 20% rimanente corrisponde agli acquisti “no core”, ed è la cosiddetta coda della spesa, spesso trascurata dai responsabili acquisti perché costituita da acquisti di importi mediamente bassi e non strategici.

Il fenomeno della Tail spend è maggiormente diffuso nelle aziende manifatturiere che hanno un valore dell’acquistato superiore alle altre aziende, ma è presente anche nelle imprese di servizi. Tra gli acquisti che più frequenti troviamo: componentistica, ricambistica, olii, imballi, piccole attrezzature, cancelleria, stampati etc..).

La gestione ed ottimizzazione della coda delle spesa è più complessa  rispetto a quella della spesa core a causa dell’elevata frammentazione degli acquisti, del valore medio molto basso, dell’elevato numero di utilizzatori e di fornitori attivati e della presenza dei cosiddetti Maverick Buying.

Per Maverick Buying si intendono gli acquisti che gli utilizzatori fanno direttamente, senza coinvolgere la funzione acquisti, “sfuggendo” alle procedure aziendali con le motivazioni di urgenza, scarso valore economico, necessità di effettuare prove, etc.…

 

Questi acquisti estemporanei, effettuati senza seguire gli iter autorizzativi codificati, o al di fuori dei contratti in vigore, rappresentano una spesa altamente frammentata, difficile da identificare e di conseguenza da valorizzare ed ottimizzare.

 

Sebbene la maggior parte delle aziende abbia un procedura acquisti che disciplina le modalità di approvvigionamento, il fenomeno dei Maverick Buying  è ancora molto diffuso e rappresenta una sacca di inefficienza del processo di acquisto con dirette conseguenze sul TCO: 

  • assenza controllo forniture: l’utilizzatore che procede autonomamente all’acquisto opera pensando al soddisfacimento del proprio fabbisogno, senza tenere conto delle scelte strategiche e delle politiche di approvvigionamento definite dalla funzione acquisti, con il rischio di acquistare prodotti di qualità diversa dagli standard aziendali e/o prodotti simili ad altri già contrattualizzati (danneggiando eventuali attività di standardizzazione);
  • costi occulti per la gestione dei processi di verifica e pagamento fatture: gli acquisti fatti al di fuori della procedura acquisti trovano uno scoglio nel momento del pagamento della fattura in quanto, non essendoci ordine formale, costringono l’amministrazione a cercare il responsabile dell’acquisto e ad effettuare le verifiche per l’autorizzazione della spesa fuori procedura, con conseguente aumento del tempo di attraversamento del processo amministrativo e del costo relativo;
  • rischi collegati ai fornitori: l’utilizzo di fornitori non qualificati con caratteristiche non coerenti con quelle previste dal sistema di Vendor Management (in materia di sostenibilità finanziaria, ambientale, sociale) e l’accettazione di condizioni di fornitura sfavorevoli per l’azienda, aumentano i rischi per l’impresa.

Nella mia esperienza, anche le aziende più organizzate, spesso non hanno la consapevolezza del valore della Tail spend e dei Maverick Buying; in svariate occasioni mi sono trovata a illustrare i dettagli della coda della spesa al responsabile acquisti che non ne aveva il controllo e soprattutto non aveva valutato i costi  di processo  correlati alla gestione di una moltitudine di fornitori e di ordini a basso valore.

È quindi importante che la funzione acquisti dedichi tempo e risorse anche alla gestione strategica della coda della spesa con l’obiettivo principale di semplificare il processo e standardizzare gli acquisti; in questo modo sarà possibile ottimizzare non solo i prezzi di acquisto ma anche quelli di processo ed ottenere quindi l’ottimizzazione del TCO anche per questa parte della spesa, con conseguente contributo al valore aggiunto per l’impresa.

 

Ma cosa fare per migliorare la gestione della Tail spend?

Innanzitutto occorre effettuare una verifica delle procedure acquisto per individuare le eventuali aree di miglioramento; in molte aziende  le procedure definite non sono efficaci e non prevedono strumenti per il monitoraggio della spesa “no core”, con il conseguente rischio dell’aumento degli acquisti “fuori controllo”.

In tutte le procedure acquisti è molto importante prevedere la separazione dei ruoli e delle responsabilità tra richiedente e buyer (la cosiddetta SoD – Segregation of Duty), onde evitare che,  anche chi non è buyer attivi fornitori e negozi prezzi. L’implementazione di software gestionali e piattaforme P2P (Procurement to Pay) semplificano e gestiscono le diverse fasi del processo di acquisto, garantendo il rispetto dei ruoli attraverso work flow digitali e contribuendo alla riduzione degli acquisti estemporanei.

Un’altra efficace soluzione per la gestione della coda della spesa è l’adozione di cataloghi online che consentono ai clienti interni di avere la visibilità di tutti i prodotti ordinabili dei fornitori qualificati e di poterli ordinare direttamente.

In questo caso la funzione acquisti, dopo aver individuato il fornitore e negoziato le condizioni di fornitura, mette a disposizione di tutti gli utilizzatori i listini completi dei prodotti disponibili; i clienti interni autorizzati  potranno visualizzare la gamma intera di prodotti ed acquistare direttamente dai cataloghi gli articoli e/o i servizi necessari, senza coinvolgere la funzione acquisti. 

Con questa soluzione, oltre ad ottenere migliori prezzi e condizioni di fornitura (grazie la standardizzazione dei prodotti e la concentrazione su un numero minore di fornitori) si ottiene una semplificazione ed automatizzazione dei processi di ordine, andando a ridurre e semplificando sia l’attività dei buyer che quella dell’amministrazione ed migliorando il livello di soddisfazione del cliente interno. 

Infine un’altra soluzione per la gestione della Tail spend, adottata generalmente da multinazionali o aziende di grandi dimensioni, è l’outsourcing società esterne della gestione completa di questa parte della spesa, nel rispetto delle policy aziendali e con obiettivi di ottimizzazione predefiniti.

A questo punto le domande sono: quanto vale la vostra coda della spesa? Quali sono le azioni che mettete in atto per gestirla ed ottimizzarla?

Se volete saperne di più continuare a seguirci o contattarci inviando una mail a: info@yourcpo.it