di Francesco Caporali, Senior Partner yourCPO

 

Come scrive Laura Echino nel suo bell’articolo https://www.yourcpo.it/2020/11/12/gestire-gli-acquisti-nel-v-u-c-a-world/, viviamo tempi di volatilità, incertezza, complessità e ambiguità come mai prima di oggi.

In attesa di scoprire quale sarà il “new-normal”, per vedere se sarà simile al mondo che conoscevamo nell’era pre-covid o se invece i cambiamenti straordinari di questi mesi resteranno a lungo e diventeranno parte integrante delle nostre routine, moltissime imprese si trovano inevitabilmente a dover navigare a vista.

Chi si occupa di Procurement da sempre analizza i trend storici del fabbisogno per prevedere e pianificare le forniture; con la pandemia, all’improvviso, i dati degli ultimi anni pre-covid sono diventati del tutto inutili per prevedere il fabbisogno nel futuro immediato: la loro significatività si è (momentaneamente?) azzerata e da Marzo 2020 in avanti abbiamo assistito a un reset dei fabbisogni su molte aree di fornitura; si è creata insomma una discontinuità di domanda interna / esterna che rende il ruolo del Procurement critico e davvero complesso da gestire.

Per fare un esempio citando due fenomeni familiari a tutti, in questa primavera il blocco contemporaneo di tutti i viaggi all’estero e l’adozione improvvisa e massiccia di telelavoro hanno stravolto le modalità di utilizzo dei servizi di telecomunicazione, rendendo da un giorno all’altro inadeguati praticamente tutti i contratti in essere di fonia mobile aziendale.

Da una parte, il pool mensile di minuti, sms e megabyte inclusi nel contratto per il traffico roaming extra Europa è passato da una indispensabile protezione contro gli extra costi ad una voce di costo improvvisamente superflua e molto onerosa; dall’altra parte, i gigabyte di traffico nazionale sono diventati del tutto insufficienti a sostenere l’utilizzo in telelavoro (escluso forse solamente chi era già passato ai piani illimitati).

Come questo, molti altri contratti di fornitura di servizi e/o prodotti sono diventati inadeguati per rispondere al mutato fabbisogno. Cosa può fare il Procurement?

Considerato che al momento non è dato sapere per quanti mesi manterremo questo stato di lock-down più o meno light “a singhiozzo”,  quando e se torneremo a vivere le nostre esistenze di prima (come se il covid non fosse mai esistito – poco probabile, temo), come già suggerisce l’articolo citato all’inizio, la soluzione più prudente da parte del Procurement è certamente quella di aumentare la flessibilità dei contratti di fornitura, almeno nel periodo transitorio, approfittando delle rinegoziazioni e anticipando nei casi di urgenza la revisione contrattuale.

Arrivano segnali positivi, le notizie sulla disponibilità imminente di vaccini efficaci sono di questi giorni, ma prevedere quando lo scenario internazionale sarà tornato sotto controllo è impossibile per chiunque.

Aumentare la flessibilità significa rivedere tanti aspetti del contratto, non ultimo il modello di pricing.

É un cambiamento paradigmatico: negli ultimi anni, le imprese hanno vissuto (con tutte le eccezioni del caso) condizioni di sostanziale stabilità e predicibilità dei trend, spesso accompagnata con una crescita costante dei consumi, una situazione che rendeva perfettamente sensato da parte del Procurement cercare di spuntare ottime condizioni sui prezzi unitari negoziando contratti orientati a logiche “flat” – anche di durata pluriennale – prevedendo solo accorgimenti di aggiustamento marginale delle quantità incluse.

Adesso, la volatilità e l’incertezza impongono di privilegiare soluzioni miste. Senza abbandonare logiche di tipo “flat” che semplificano indubbiamente il controllo e la pianificazione,  si può pensare di mantenerle per le componenti meno costose della fornitura, passando invece a logiche variabili per le componenti più onerose; in questo caso, il prezzo unitario contrattualizzato inevitabilmente sarà maggiore, ma si ridurranno drasticamente i rischi di mismatch domanda / fornitura.

Proseguendo l’esempio dei servizi di telecomunicazione, il Procurement potrebbe rivedere il contratto aumentare le quantità di traffico incluso mantenendo una modalità di pricing flat peril traffico in Italia e UE, allo stesso tempo passare a una modalità di tariffazione puramente pay-per-use per il traffico extra UE con l’impiego dei cosiddetti token (giornalieri o settimanali, in funzione dell’operatore).

Le modifiche da apportare ai contratti non si fermano certamente al solo modello di pricing, molte altre clausole necessiteranno di modifica, per cui sui contratti più importanti servirà un’attività di assessment e in questo l’aiuto di un esperto, in affiancamento temporaneo, quale può essere la figura di fractional CPO proposta da YOURgroup, può velocizzare il cambiamento massimizzandone i benefici.