di Grazia Maria Giordano, Senior Advisor yourCPO

 

In questa esplorazione dello Human-Centered Design nella funzione Procurement, è giunto il momento di capire come ottenere il massimo dai tuoi progetti con i workshop, che sono lo strumento principale utilizzato dai Designer.

Nei precedenti blog, ho parlato delle possibili applicazioni dello Human-Centered Design nell’area del Procurement. Ho evidenziato come può portare diversi vantaggi nel modo in cui le policy aziendali sono progettate e implementate, come affrontare il procurement di servizi e anche come creare una relazione più profonda e soddisfacente con le parti interessate.

E tutto questo prende vita attraverso i workshop!

L’argomento è rovente: il modo in cui le persone si incontrano, discutono e portano avanti le attività quotidiane è cambiato radicalmente da quando è scoppiata la pandemia di Covid-19. E in questo nuovo contesto è emersa la debolezza dell’approccio tradizionale agli incontri e al problem solving. Riunioni lunghe e noiose, back-to-back, zoom, in cui la discussione va avanti senza risultati.

La partecipazione a questi incontri è molto scarsa poiché i partecipanti alla riunione tendono a fare più cose contemporaneamente dietro il quadrato nero di una webcam spenta. In generale, le persone sono più passive e disimpegnate.

Quindi se vuoi quindi ottenere il massimo dai tuoi progetti con i workshop, questo è sicuramente il momento giusto!

Cos’è un workshop?

Un workshop consiste in un gruppo di persone, che affronta una sfida eseguendo una serie di esercizi all’interno di un preciso intervallo temporale.

Analizziamo la definizione.

Un gruppo di persone: al centro del metodo del workshop c’è il team. L’idea è di riunire di fronte alla stessa lavagna tutte le persone che, a livelli diversi, sono impattate o possono avere influenza sulla sfida che si vuole affrontare. La parola chiave qui è multidisciplinare: i diversi background, esperienza e formazione consentono di analizzare la sfida da più punti di vista sfruttando appieno l’intelligenza collettiva del team. La dimensione ideale di un team è tra 5 e 8. È possibile tenere un workshop con un numero maggiore di persone (ho facilitato un workshop con 90 persone!). In questo caso la pianificazione è fondamentale! A seconda della sfida, possono essere gestiti anche workshop con un numero molto limitato di persone. Ancora una volta, per proteggere l’efficacia, una pianificazione accurata è importante!

Affrontare una sfida: la sfida è ciò su cui il team deve lavorare. Preferisco parlare di una sfida e non di un problema. Un workshop può aiutare ad affrontare praticamente qualsiasi argomento in qualsiasi forma. Ho facilitato workshop affrontando argomenti che vanno dal miglioramento dell’esperienza del cliente, agli obiettivi e alle funzionalità necessarie per un nuovo sistema, passando per quelli che sono i temi di cui le persone vogliono sapere di più in evento specifico del settore. Quando si sceglie una sfida, è importante che sia sufficientemente specifica per passare all’azione ma anche abbastanza ampia da essere affrontata in più di un modo. Deve anche essere apprezzata da diverse prospettive, beneficiando di un team multidisciplinare.

Serie di esercizi: il team svolge alcune attività che vengono chiamate esercizi. Gli esercizi sono preparati dal Facilitatore (vedi anche sotto: Il Facilitatore) e hanno l’obiettivo di consentire al team di analizzare la sfida, decidere cosa vale la pena andare avanti ed eventualmente capire come affrontarla (vedi anche sotto: Come funziona un workshop). Gli esercizi seguono un flusso che consente al team di intraprendere un viaggio di esplorazione delle soluzioni mantenendo una progressione costante e riducendo le deviazioni improduttive. In un ambiente fisico, gli esercizi vengono eseguiti su una lavagna con dei post-it. I post-it sono fondamentali per il successo del workshop: aiutano a rendere visibili le idee, incoraggiano la condivisione e facilitano la collaborazione. In un ambiente virtuale, le lavagne tradizionali vengono sostituite da lavagne virtuali. Il team utilizza post-it virtuali invece di quelli fisici! L’uso di post-it e di una lavagna è una delle principali differenze tra i workshop e i meeting. L’impostazione tradizionale del meeting è attorno a un tavolo con una persona che parla e le altre “ascoltano”. In un workshop, tutti lavorano contemporaneamente alla lavagna. È un’attività molto “pratica”. Tutti sono attivamente coinvolti. L’interazione e la partecipazione sono sempre assicurate.

All’interno di un preciso timebox: uno dei problemi principali con le riunioni tradizionali è la perdita di tempo e la riduzione della concentrazione delle persone nel tempo. I workshop pongono rimedio a questo problema, facendo svolgere gli esercizi in un tempo relativamente breve (un timebox!) Il timebox aiuta a stimolare reazioni rapide da parte del team e mantenere l’attenzione sull’obiettivo da raggiungere.

Per comprendere appieno come ottenere il massimo dai tuoi progetti con i workshop, diamo un’occhiata a come funzionano i workshop nella realtà, che è ciò che poi li rende super efficaci!

Come funziona un workshop

Ogni workshop inizia con un Check-in che invita i partecipanti a essere presenti, concentrati e impegnati. Il check-in è anche funzionale ad aumentare la conoscenza reciproca dei membri del team, creando le basi per la fiducia e la collaborazione.

Durante il workshop, il facilitatore includerà alcuni Icebreaker e degli Energizers. Si tratta di attività semplici (e divertenti) che hanno l’obiettivo di creare il giusto mindset e aumentare il livello di energia della squadra. Alla fine del workshop, il team effettua un Check-out per invitare a riflettere sul processo e sui risultati del workshop stesso.

Gli esercizi sono progettati e proposti per seguire un approccio a prova di proiettile, chiamato Framework delle 4Cs.

1. Collect (Raccogliere): esercizi per raccogliere informazioni sulla sfida da affrontare e dove il team si forma un’idea generale della sfida

2. Choose (Scegliere): esercizi per decidere su quali aree identificate nella fase precedente il team vuole concentrarsi

3. Create (Create) esercizi per generare idee su come affrontare la sfida

4. Commit (Impegnarsi): esercizi in cui il team decide quale delle idee generate è quella da portare avanti.

In pratica, gli esercizi vengono completati con il metodo Note, Stick, Vote, Prioritize

Note: i partecipanti scrivono le loro idee sulla sfida che stanno affrontando su su un post-it. All’inizio, tutti lavorano da soli e in silenzio in quello che chiamiamo “Together alone” (insieme ma da solo)

Stick: i post-it vengono appesi su una lavagna. I post-it con idee simili / temi comuni vengono quindi raggruppate insieme

Vote: i partecipanti votano per le idee.

Prioritize: le diverse idee hanno finalmente la priorità

L’applicazione del framework assicura che ci sia un processo creativo e una sintesi conclusiva che esprime il frutto della collaborazione e della reciproca contaminazione.

L’ultimo passo fondamentale per ottenere il massimo dai tuoi progetti con i workshop, è capire il ruolo del Facilitatore.

Il Facilitatore

Il Facilitatore crea la struttura e l’ambiente per facilitare la collaborazione. Il facilitatore pianifica il workshop e gli esercizi che verranno completati durante il workshop stesso tenendo conto degli obiettivi e dei risultati che il workshop si propone di raggiungere.

Il Facilitatore è proprietario del processo e non dei contenuti: rende il processo più efficace ed efficiente, garantendo decisioni più equilibrate e un risultato condiviso.

Il ruolo del facilitatore può essere riassunto come segue:

1. Incoraggiare la partecipazione di tutti

2. Promuovere la comprensione reciproca

3. Favorire la generazione di soluzioni inclusive

4. Coltivare la responsabilità condivisa per le decisioni prese.

Il ruolo di Facilitatore è davvero funzionale alla buona riuscita di un workshop. E come tale, è sicuramente utile che lui / lei sia una persona esterna al team che lavora alla sfida e all’organizzazione del team.

In effetti, è quasi impossibile per una persona condurre una discussione, registrare i punti chiave e dare un contributo significativo.

Un facilitatore esterno per riunioni e workshop garantisce che le persone all’interno dell’organizzazione possano essere pienamente coinvolte nelle discussioni e possano contribuire attivamente con conoscenze e intuizioni uniche per l’organizzazione piuttosto che concentrarsi sul processo e documentare le discussioni.

Inoltre, un facilitatore esterno all’organizzazione porta una prospettiva indipendente che consente di gestire meglio i punti di vista alternativi tra i partecipanti e mantenere gli incontri in pista.

Il Facilitatore ha una specifica competenza in strumenti e metodi di facilitazione e apporta tutta questa competenza per costruire sempre il miglior progetto possibile.

Potrebbe, infine, essere più facile per il team apprendere e accettare nuovi modi di lavorare quando è coinvolto un facilitatore esterno.

A questo punto dovrebbe essere chiaro come ottenere il massimo dai tuoi progetti con i workshop.

Facciamo un breve riepilogo!

Allora perché un workshop?

Dovrebbe essere ormai chiaro perché i workshop possono davvero fornire una valida alternativa ai meeting tradizionali:

– Sono efficaci ed efficienti, grazie alla struttura degli esercizi preimpostata e al timebox.

– Eliminano tutte le discussioni inutili e garantiscono che dee preziose e originali non vadano perse

– Garantiscono la partecipazione attiva di tutti e generano un alto livello di coinvolgimento ed entusiasmo

– Riuniscono intelligenze diverse e consentono di affrontare un problema da più punti di vista

I workshop creano uno spazio sicuro dove le persone possono creare e sperimentare!

Sei pronto a provare i workshop?